Todos esses anos atuando em comunicação empresarial, em especial, na organização de eventos corporativo me fez ter uma análise crítica para compartilhar para quem precisa. O sucesso ou fracasso de qualquer evento estão em pequenos detalhes, por isso, dividir conhecimento ajuda a mitigar ao máximo dores de cabeça. Não existe um guia definitivo para eventos perfeitos, ou seja, por mais experiente que você seja, cada evento é diferente um do outro. Por isso, organize-se com tempo e análise todas as possibilidades de erro. Agora sim, podemos ir para as dicas:

DICA 1. Meteorologia
Mesmo que o local do evento seja 100% coberto, simule em portais de meteorologia as condições climáticas, e que já pode ser prevista com até 15 dias de antecedência. Eventos em dias com previsão de fortes chuvas atrapalham na logística de transporte dos convidados, fornecedores e prestadores de serviço. Então, se perceber que a chuva será um convidado certo, negocie com sua equipe de apoio que reavalie os horários de chegada. E, avise aos seus convidados ficarem atentos a essa informação sobre previsão de chuva. 

Agora se o evento for em local aberto ou misto, antecipe na contratação de toldos e lonas, por dois motivos: garantir ainda ter um preço justo e ter opções de concorrentes com datas disponíveis para solicitar orçamento.

Dica 2. Alimentação

Conheça bem a empresa de buffet, não se contenha apenas o encontro de degustação. Procure o contato de outras empresas ou pessoas físicas que contrataram essa empresa para saber como foi o atendimento. Uma outra dica é tentar comparecer em algum evento que a empresa de buffet está atuando para saber como eles lidam sobre forte demanda. Lembre-se que no dia da degustação você só terá o melhor que eles podem oferecer, e não é suficiente para garantir um bom evento.

Dica 3. Segmentação
Evite segmentar tanto nas contratações, por exemplo, tente fazer algumas combinações. O serviço de buffet também cuidará dos garçons, o DJ fica responsável por palco, iluminação e atração musical, o espaço escolhido ser responsável pela limpeza, segurança e recepção, e por aí vai. Quando essas contratações são casadas o risco é menor, por mais que as contratações avulsas possam ser mais baratas, o risco de merda é altíssimo, porque quando evento estiver acontecendo, sempre tem aquela frase: “eu não posso fazer nada, não fui eu quem contratou esse serviço”, ou pior, “se tivesse seguido a minha recomendação esse problema não teria acontecido”.

4. Número de Convidados
Cada prefeitura tem sua orientação de segurança para eventos conforme o porte, por exemplo, obrigação de contratação de ambulância para evento com número grande de pessoas (cada prefeitura define seu limite);

5. Direitos Autorais
Fique de olho no ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição) que é o valor pago pelos direitos autorais dos músicos, em eventos de médio e grande porte pode haver uma denúncia e pode apostar que a multa deve ser pesada. Para saber os custos solicite a equipe responsável pela sonorização fazer uma cotação. Importante o pagamento do ECAD é apenas para atrações ao vivo. Os DJ´s ficam isentos dessa tributação.

6.  Equipe de Segurança do Trabalho e Brigada

No ato do orçamento com produtoras de evento inclua algumas recomendações: contratar um brigadista de incêndio e contratação um técnico de segurança para montagem e desmontagem do evento. Essas contratações irão aumentar o custo do evento, mas estar certificado que todas as medidas de segurança foram adotadas é fundamental, inclusive resguarda o contratante do evento possíveis  processos judiciais por acidentes ocorridos. Essa recomendação serviria para qualquer porte de evento, mas eu sei que eventos menores trabalham com verbas bem reduzidas;

7. Horas-extras
Fique atento com a hora de encerramento do evento, alguns serviços são cobrados hora-extra caso ultrapasse o horário acordado.

8. Energização
Consulte com local de realização a capacidade de carga elétrica do espaço, e informe quais equipamentos serão energizados. Caso você esteja trabalhando no limite da carga do local, recomendo uso de gerador para eventos de médio porte.

Uma outra dica nesse assunto, e ter o apoio de um eletricista para fazer esse laudo, e se realmente você estiver trabalhando no limite da carga considere repensar alguns itens do seu evento antes de contratar um gerador, pode sair mais barato.

Ainda falando sobre energia, os meses de janeiro a março ocorrem muitas chuvas fortes, e com isso, pode faltar luz e, então, o gerador deixa de ser luxo.

9. Cuidados pós- evento
Esteja certo de que existe um acordo entre o local do evento e a organização sobre desmobilização do espaço, descarte de resíduos e limpeza do espaço. Caso essa conversa não tenha sido iniciada, oriento você a tomar partido sobre isso, para evitar futuros problemas para você como contratante.

10. Considerações Finais
Não seja um super herói ou heroína, e não fique se cobrando durante o evento se está dando certo, se você planejou com antecedência e tomou as devidas precauções o risco de problema é muito menor. Um contratante puto é muito pior do que vários convidados de mimimi, então você manter o equilíbrio é fundamental porque você sempre será a ponte entre o convidado e os contratados, e se você surtar todo mundo vai junto!

Essas são apenas algumas dicas, como eu disse não existe fórmula de bolo para tudo dar certo. Mas espero que a leitura desse quase testamento não ilustrado, ajude na pré-organização do seu evento. 

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